Écrire une relance est désagréable. C'est pour cela qu'on la remet à plus tard, et que l'argent n'arrive pas.
Le blocage est autant émotionnel que rédactionnel : trop mou, le message est inefficace ; trop dur, vous perdez le client. ReplyPro rédige à votre place, au niveau de fermeté que la situation appelle réellement.
L'étape la plus rentable n'est pas une relance : c'est le rappel envoyé trois jours avant l'échéance. Une part importante des retards vient d'un simple oubli, pas d'une difficulté de trésorerie. La séquence se poursuit ensuite à J+1, J+8, J+15, puis la mise en demeure à J+30 — et vous pouvez la modifier entièrement.
Un bon payeur en retard de deux jours et un client qui traîne systématiquement ne reçoivent pas le même message. Le niveau de fermeté est calculé à partir de son délai moyen de règlement et de ses retards antérieurs — des données enregistrées, jamais une appréciation approximative. Trois jours de tolérance sont accordés : un virement émis la veille est crédité plus tard, ce n'est pas un retard.
Chaque message arrive dans une file « à valider aujourd'hui », déjà rédigé, modifiable en place. Vous relisez, ajustez un mot, envoyez. L'envoi automatique sans relecture existe, mais il est désactivé par défaut : sur un message adressé à un client, la relecture n'est pas une précaution facultative.
Envoyer une mise en demeure à un client qui vient de régler est le pire échec possible : vous perdez le client et votre crédibilité, pour une somme déjà encaissée. Dès qu'un encaissement est enregistré, toutes les relances en attente sont éteintes — la règle est posée dans la base de données, elle ne dépend d'aucun oubli.
C'est un acte préalable à une procédure : il fait courir les intérêts moratoires et sert de preuve devant le juge. Ses neuf mentions impératives sont construites par le logiciel, jamais rédigées librement. Les pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire de 40 € sont calculées au prorata des jours écoulés, avec le taux contractuel s'il existe, à défaut le taux supplétif de l'article L.441-10.
Qui, quand, dans quelle version exacte. L'historique conserve le texte réellement validé, pas celui qui avait été proposé, et il n'est jamais réécrit — y compris quand la facture est soldée. C'est ce qui sert de preuve en cas de contentieux.
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